Peningkatan kerja grup

 Peningkatan kerja grup. Jika kita dapat mengurangi berbagai fenomena yang menyebabkan fungsi-fungsi yang tak jalan, keuntungan yang didapat bisa ditingkatkan. Ilmuwan perilaku, pakar personal, pakar efisiensi, dan yang lain telah mengembangkan berbagai pendekatan untuk menyelesaikan masalah ini.

Penggunaan Teknologi Informasi: Groupware.

Nama yang muncul yang mencakup wilayah ini adalah: Group Support Systems (GSS).

Nama produk software-nya adalah groupware.

GDSS (Group decision support systems).

·      GDSS dikenal sebagai bagian dari bidang yang lebih luas yang disebut dengan GSS atau Electronic Meeting Systems (EMS).

·      Definisi GSS adalah: satu lingkungan berbasis teknologi informasi yang mendukung pertemuan grup, yang didistribusikan secara geografis dan tak permanen. Lingkungan teknologi informasi termasuk, tapi tak terbatas pada, fasilitas terdistribusi, hardware dan software komputer, teknologi audio dan video, prosedur, metodologi, bantuan-bantuan, dan grup data teraplikasi. Tugas grup (group tasks) termasuk, tapi tak terbatas pada, komunikasi, perencanaan, peneluran ide, penyelesaian masalah, diskusi isu, negosiasi, penyelesaian konflik, analisis dan desain sistem, dan aktivitas grup bersama-sama seperti persiapan dokumen dan sharing (saling berbagi).

·      GSS mendukung banyak task/tugas lebih dari sekedar pengambilan keputusan; ia berfokus pada proses-proses yang digunakan oleh kelompok kerja.

Groupware.

·      Mengacu pada produk software yang mendukung grup orang-orang yang bekerja menyelesaikan tugas atau tujuan yang sama.

·      Software ini menyediakan mekanisme untuk saling membagi (share) opini dan sumber daya (resources).

Kerangka Kerja Waktu/Tempat.

·      Waktu. Message (pesan) dapat dikirim pada waktu tertentu dan diterima hampir bersamaan. Komunikasi seperti ini disebut dengan synchronous. Contohnya adalah: telepone, televisi, dan pertemuan tatap muka. Komunikasi asynchronous adalah komunikasi dimana penerima mendapatkan pesan pada waktu yang berbeda dibandingkan saat message itu dikirimkan.

·      Tempat. Pengirim dan penerima, bisa dalam ruang yang sama, berbeda ruang tetapi dalam lokasi yang sama, atau pada lokasi yang berbeda.

Salah satu definisi GDSS adalah sistem berbasis komputer interaktif yang memfasilitasi solusi masalah-masalah tak terstruktur oleh grup pengambil keputusan. Komponenkomponen GDSS meliputi hardware, software, orang, dan prosedur.

Ciri terpenting GDSS adalah:

·      GDSS sistem informasi yang didesain khusus, bukan sekedar konfigurasi komponen sistem yang telah ada.

·      GDSS didesain dengan tujuan mendukung grup pengambil keputusan dalam pekerjaannya. Maka GDSS harus meningkatkan proses pengambilan keputusan dan/atau hasil keputusan grup dibandingkan dengan keadaan tak menggunakan GDSS.

·      GDSS mudah untuk dipelajari dan digunakan.

·      GDSS bisa didesain untuk 1 jenis masalah atau untuk berbagai keputusan organisasional level grup.

·      GDSS didesain untuk mendorong bermacam-macam aktivitas seperti peneluran ide, penyelesaian konflik, dan kebebasan berekspresi.

·      GDSS memiliki mekanisme ikutan yang mengecilkan berkembangnya perilaku negatif grup, seperti konflik yang merusak, miskomunikasi, atau groupthink.

Tujuan dan Level-level GDSS.

·      Tujuan dari GDSS adalah untuk meningkatkan produktivitas dan keefektivan pertemuan-pertemuan untuk pengambilan keputusan, baik dengan mempercepat proses pengambilan keputusan atau dengan meningkatkan kualitas keputusan yang dihasilkan.

·      Tujuan tadi dapat diperoleh dengan menyediakan dukungan pada pertukaran ide, opini, dan preferensi dalam grup.

GDSS dapat meningkatkan keuntungan-keuntungan proses seperti di bawah ini:

·      Mendukung pemrosesan pararel dari peneluran informasi dan ide oleh partisipan.

·      Mengijinkan grup yang lebih besar dengan informasi, knowledge, dan ketrampilan yang lebih komplit untuk berpartisipasi dalam pertemuan yang sama.

·      Mengijinkan grup untuk menggunakan teknik dan metode terstruktur ataupun tak terstruktur untuk menampilkan task/tugas.

·      Menawarkan akses cepat dan mudah ke informasi eksternal.

·      Mengijinkan diskusi komputer yang tak berurutan (tak seperti diskusi verbal, diskusi komputer tak mesti harus serial atau berurutan).

·      Membantu partisipan berhubungan dengan gambaran yang lebih besar.

·      Menghasilkan hasil pemungutan suara anonymous (tanpa nama) instan (ringkasanringkasan).

·      Menyediakan struktur untuk merencanakan proses yang menjaga grup tetap di jalurnya.

·      Mengijinkan beberapa user berinteraksi secara bersamaan. Mencatat semua informasi secara otomatis yang berlalu lalang dalam sistem untuk analisis lebih lanjut (mengembangkan ingatan organisasi).

Teknologi GDSS dibagi menjadi 3 level:

·      Level 1: Dukungan proses.

·      Level 2: Dukungan pengambilan keputusan.

·      Level 3: Aturan penugasan (rules of order).

Level 1: Dukungan Proses.

Item yang didukung oleh sistem ini:

·      Pengiriman pesan/message elektronik diantara para anggota grup.

·      Hubungan jaringan ke setiap terminal PC anggota pada anggota grup yang lain, fasilitator, layar buat publik, database, atau sembarang CBIS umum lainnya.

·      Layar buat publik tersedia di setiap terminal anggota grup atau dapat dilihat oleh semua anggota di pusat.

·      Masukan dalam hal pemungutan suara dan ide yang terlindungi siapa pencetusnya untuk meningkatkan partisipasi anggota grup.

·      Pengumpulan ide atau pemungutan suara dari setiap anggota grup untuk mendorong partisipasi dan merangsang kreativitas.

·      Penyimpulan dan penampilan ide dan opini, termasuk ringkasan secara statistik dan penampilan jalannya pemungutan suara (pada layar publik).

·      Satu format untuk agenda yang dapat disetujui oleh grup untuk membantu organisasi pertemuan.

·      Menampilkan agenda secara kontinyu, seperti halnya informasi yang lain, untuk menjaga pertemuan tetap pada jadwalnya.

Level 2: Dukungan Pengambilan Keputusan.

Pada level ini software ditambahi kemampuan dalam pemodelan dan analisis

keputusan. Fiturnya:

·      Perencanaan dan model keuangan.

·      Pohon keputusan.

·      Model probabilitas penilaian.

·      Model alokasi sumber daya.

·      Model pertimbangan sosial.

Sumber : http://www.google.com/url?sa=t&rct=j&q=&esrc=s&source=web&cd=6&cad=rja&ved=0CFMQFjAF&url=http%3A%2F%2Fviyan.staff.gunadarma.ac.id%2FDownloads%2Ffiles%2F15917%2F6_Teknologi%2BKomputasi%2BKolaboratif.pdf&ei=kRpnUonIAcKPrgf3-oDgDA&usg=AFQjCNHVlV7nwK69DTdNcgjd8u5_CutXvA&sig2=0H5pDSdmUl1pWJRrYFUSrw&bvm=bv.55123115,d.bmk